Rollen und Berechtigungen in OpenCloud: Sicherer Zugriff für Teams, Projekte und Gäste

Freigaben hier, Spaces dort – und dann gibt’s noch Admins, Benutzer*innen und User Light? Klingt erstmal nach viel, aber keine Sorge: OpenCloud macht es einfach. In diesem Artikel entwirren wir das Rollen- und Rechte-Management und zeigen, wie Sie Zugriffe so steuern, dass alles genau da bleibt, wo es hingehört – sicher, flexibel und gut organisiert.

Benutzerrollen in OpenCloud: Flexible Rechte für jede Situation

In OpenCloud gibt es nicht nur die üblichen Admins und Standardnutzer*innen – hier sind Rollen genau auf den Anwendungsfall zugeschnitten. Besonders in Verbindung mit Spaces macht das den Unterschied. 

OpenCloud-Admins verwalten Benutzeraccounts und Gruppen, sperren oder löschen Konten, setzen Quotas und können sogar das Systemlogo anpassen. Aber Inhalte in Spaces? Die bleiben tabu – es sei denn, sie besitzen die entsprechende Berechtigung (Zero-Knowledge-Prinzip).

Dann gibt es die Space-Admins. Sie regeln, wer in den Space darf, welche Rechte die Mitglieder haben und wie viel Speicherplatz zur Verfügung steht. Außerdem können sie neue Spaces anlegen, um Teams oder Projekte direkt zu organisieren. Die Rolle eignet sich damit ideal für Projekt- oder Abteilungsleiter*innen, die administrative Aufgaben übernehmen sollen – ohne gleich Admin-Rechte für die gesamte Cloud zu brauchen.

Normale Benutzer*innen haben ihren persönlichen Speicherbereich und arbeiten in Spaces mit – je nach den Rechten, die ihnen der Space-Admin gibt. Ein besonderes Konzept in OpenCloud ist der User Light: eine clevere Lösung für externe Mitarbeitende wie Freelancer oder Partner, die keinen festen Account brauchen. Besonders in Schulen funktioniert das super – zum Beispiel, wenn Lehrkräfte Inhalte für Eltern freigeben wollen, ohne sie ins Identitätsmanagement der Schule aufnehmen zu müssen. Die User-Light-Funktion ist in der Standardlösung noch nicht enthalten, aber für zukünftige Versionen vorgesehen.

Die Verwaltung läuft über die Admin-Einstellungen: Dort können Admins Rollen direkt über ein Drop-down-Menü anpassen und schnell auf neue Anforderungen reagieren.

Doch neben den allgemeinen Benutzerrollen gibt es noch eine ganz besondere Ebene: Rollen innerhalb von Spaces. Wie unterscheiden sie sich von den globalen Benutzerrollen? Genau das schauen wir uns jetzt an.

Zugriffsrechte in OpenCloud Spaces: So steuern Sie, wer was darf

In OpenCloud regeln drei Rollen, was Mitglieder innerhalb eines Spaces tun können. Wer nur anzeigen darf, kann Dokumente, Bilder und PDFs ansehen und herunterladen, aber keine Änderungen vornehmen oder neue Dateien hinzufügen. Die Bearbeitungsrolle erweitert diese Rechte: Mitglieder können Dateien hochladen, bearbeiten, löschen und sogar ältere Versionen aus der Dateihistorie wiederherstellen.

Noch mehr Kontrolle bietet die Rolle Kann verwalten: Wer diese Rechte hat, kann nicht nur Dateien bearbeiten, sondern auch neue Mitglieder hinzufügen oder entfernen und deren Rollen anpassen. Damit haben Space-Verwalter*innen die Verantwortung, wer Zugang erhält und welche Befugnisse im Space gelten – ohne dass die Admins eingreifen müssen.

Aber was ist mit einzelnen Dateien oder Ordnern? Dafür gibt es Rollen für Freigaben – und die schauen wir uns jetzt an.

Freigabe-Rollen in OpenCloud: So steuern Sie den Zugriff auf Ihre Dateien

In OpenCloud können Sie nicht nur ganze Spaces teilen, sondern auch einzelne Dateien oder Ordner.

Hierfür stehen spezifische Freigabe-Rollen zur Verfügung, die den Zugriff präzise regeln:

• Kann anzeigen (sicher): Mit dieser Rolle dürfen Nutzer*innen Dokumente, Bilder und PDFs ausschließlich anzeigen. Dank der Integration von Collabora werden die Dateien mit einem Wasserzeichen versehen, um unbefugtes Kopieren zu verhindern. Herunterladen oder Bearbeiten ist nicht möglich.
• Kann anzeigen: Diese Rolle erlaubt es, Dateien und Ordner anzusehen und herunterzuladen. Änderungen oder das Hinzufügen neuer Inhalte sind jedoch nicht gestattet.
• Kann hochladen: Neben dem Ansehen und Herunterladen können Nutzer*innen mit dieser Rolle auch neue Dateien und Ordner in den freigegebenen Bereich hochladen. Bearbeiten oder Löschen bestehender Inhalte bleibt ihnen jedoch verwehrt.
• Kann bearbeiten: Diese umfassendste Freigabe-Rolle ermöglicht es, Dateien und Ordner anzusehen, herunterzuladen, hochzuladen, zu bearbeiten, neue Inhalte zu erstellen und bestehende zu löschen.

Mit der sicheren Ansicht und Wasserzeichen teilen Sie Dokumente, ohne dass sie heruntergeladen oder kopiert werden können – ideal, wenn Inhalte geschützt bleiben sollen. Diese Funktion gibt es allerdings nur, wenn Collabora Online in OpenCloud integriert ist, denn Collabora setzt die Wasserzeichen direkt ins Dokument. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in der Collabora-Dokumentation.

Die Freigabe-Rollen sind praktisch, wenn Sie mal schnell eine Datei oder einen Ordner teilen möchten. Für eine langfristige, übersichtliche Zusammenarbeit empfehlen wir aber, mit Spaces zu arbeiten. Dort behalten Teams den Überblick, Zugriffsrechte lassen sich flexibel verwalten, und wichtige Dateien bleiben immer am richtigen Ort – ganz ohne verstreute Freigaben in persönlichen Ordnern.

Rollen und Freigaben in OpenCloud: Volle Kontrolle, einfache Verwaltung

Mit den flexiblen Rollen in OpenCloud behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, wer auf welche Inhalte zugreifen kann – ob in Spaces, über Freigaben oder mit externen Nutzer*innen. Statt komplizierter Berechtigungen bietet OpenCloud eine klare, intuitive Struktur, die sich perfekt an die Bedürfnisse von Unternehmen, Schulen und anderen Organisationen anpasst.

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