Microsoft empfiehlt, den Wechsel zu weiterhin unterstützten Angeboten wie Microsoft 365 zu planen. Doch nicht jedes Unternehmen und nicht jede öffentliche Einrichtung möchte zentrale Dokumente und Arbeitsprozesse in die Cloud eines US-amerikanischen Konzerns verlagern. Denn auch bei einer Speicherung in europäischen Rechenzentren kann die rechtliche Bindung des Anbieters eine Rolle spielen: Der US CLOUD Act kann US-Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen zur Herausgabe von Daten verpflichten, die sich in ihrem Besitz oder unter ihrer Kontrolle befinden, unabhängig davon, wo diese gespeichert werden.

Für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Vertraulichkeit und digitale Souveränität ist deshalb nicht allein der Standort des Rechenzentrums entscheidend. Auch die rechtliche und technische Kontrolle über die Infrastruktur sollte in die Bewertung einfließen.

Das Support-Ende bietet somit die Gelegenheit, die bestehende Kollaborationsumgebung grundsätzlich zu überprüfen: Wie sollen Dateien künftig gespeichert, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden? Und wie lässt sich browserbasierte Zusammenarbeit ermöglichen, ohne die Kontrolle über sensible Daten aufzugeben?

Was bedeutet das Support-Ende?

Bestehende Installationen werden am 31. Dezember 2026 nicht automatisch abgeschaltet. Sie können zunächst weiterlaufen. Der Betrieb wird jedoch zunehmend riskant und aufwendig.

Nach dem Support-Ende werden neu entdeckte Schwachstellen nicht mehr geschlossen. Auch Fehler oder Kompatibilitätsprobleme, die beispielsweise durch neue Browser-Versionen, Betriebssystem-Updates oder Änderungen an angebundenen Systemen entstehen, behebt Microsoft nicht mehr.

Für Organisationen kann dies steigende Betriebskosten und zusätzliche Risiken für Informationssicherheit und Compliance bedeuten. Probleme müssen intern oder mithilfe externer Dienstleister gelöst werden. Gleichzeitig wird es schwieriger, nachzuweisen, dass zentrale Systeme auf einem aktuellen und unterstützten Stand betrieben werden.

Zusammenarbeit mit OpenCloud

OpenCloud ist eine Open-Source-Plattform für Dateimanagement, Filesharing und Content Collaboration. Die Plattform verwaltet Dateien, Ordner, Freigaben, Berechtigungen und Versionen.

Collabora Online ergänzt OpenCloud um die browserbasierte Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Änderungen werden direkt sichtbar und in der zentral gespeicherten Datei gesichert.

Mit Spaces können gemeinsame Arbeitsbereiche für Projekte, Teams oder Abteilungen eingerichtet werden. Die darin gespeicherten Dokumente sind nicht an das persönliche Benutzerkonto einer einzelnen Person gebunden. Dadurch bleiben gemeinsame Dateien und Berechtigungsstrukturen auch bei personellen Veränderungen erhalten.

OpenCloud kann im eigenen Rechenzentrum oder als SaaS-Angebot über ausgewählte Partner betrieben werden.

Warum die Planung jetzt beginnen sollte

Bis zum Support-Ende bleibt nur ein begrenztes Zeitfenster. Eine produktiv genutzte Kollaborationsumgebung lässt sich nicht kurzfristig austauschen. Bestandsaufnahme, Tests, Migration und die Einführung neuer Arbeitsprozesse benötigen Zeit.

Eine frühzeitige Planung ermöglicht es, die neue Umgebung zunächst mit ausgewählten Teams oder Projekten zu erproben. Dabei können Organisationen ihre Dateiformate testen, Berechtigungsstrukturen überprüfen und notwendige Anpassungen vornehmen, bevor geschäftskritische Daten migriert werden.

Dateien und Zusammenarbeit unter eigener Kontrolle

Das Ende des Office Online Servers ist ein guter Anlass, bestehende Abhängigkeiten zu überprüfen. OpenCloud bietet eine offene Alternative für Dateimanagement und browserbasierte Zusammenarbeit, im eigenen Rechenzentrum oder über ausgewählte Partner. So behalten Organisationen mehr Kontrolle über ihre Daten und ihr Betriebsmodell.