Smart Search: Finden statt Suchen in OpenCloud

Dateien in einer Cloud abzulegen ist das eine – sie wiederzufinden das andere. Und mal ehrlich: Wer hat schon Lust, sich durch zig Ordner und Unterordner zu klicken, nur um eine bestimmte Präsentation oder das eine wichtige PDF zu finden? Genau deshalb legen wir in OpenCloud so viel Wert auf eine richtig gute Suchfunktion.

OpenCloud legt den Fokus auf modernes Dateimanagement und eine leistungsstarke Suchfunktion. Gerade das schnelle und komfortable Finden von Dateien ist uns besonders wichtig – deshalb bringt OpenCloud eine blitzschnelle, integrierte Vorschlagssuche mit, die Ihnen schon beim Eintippen passende Ergebnisse oder Vervollständigungen anzeigt („search as you type“). Keine Wartezeiten, keine komplizierte Integration – einfach suchen und sofort finden.

Das Beste: Unsere Suche ist direkt in OpenCloud integriert und kommt ohne externe Anbieter aus – zusätzlicher Konfigurationsaufwand entfällt. Alles läuft out of the box, Integrationen lassen sich bei Bedarf unkompliziert über App Tokens erweitern. Unter der Haube arbeitet Apache Tika, ein Framework zur Texterkennung und Metadatenanalyse. Es unterstützt über 1.000 Dateiformate und macht selbst PDFs, Office-Dokumente und Bilder durchsuchbar. Sie tippen – OpenCloud findet.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der leistungsstarken OpenCloud-Suche Dateien blitzschnell finden, Filter gezielt einsetzen und durch Tags sowie die Volltextsuche noch effizienter arbeiten.

Die OpenCloud-Suchleiste: schnell, einfach, treffsicher

Das Suchfeld in der oberen Leiste ist Ihr Schlüssel zum schnellen Finden von Dateien, Ordnern und Spaces. Tippen Sie ein paar Buchstaben ein – schon erscheint eine dynamische Trefferliste.

Die Suchvorschau zeigt die besten Treffer inklusive Icons, die auf Dateitypen hinweisen sowie den Elternordner, in dem die Datei liegt. So wissen Sie sofort, ob Sie direkt zur Datei springen oder sich lieber den gesamten Ordner anschauen möchten.

Sie haben drei Möglichkeiten:

• Klicken Sie direkt auf einen Treffer, um die Datei zu öffnen (im Editor, Bildbetrachter oder in der Office Suite).
• Klicken Sie den Elternordner an, um alle Dateien an diesem Ort anzusehen.
• Klicken Sie auf Zeige xx Ergebnisse an, drücken Sie [Eingabe] oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um die Trefferliste mit zusätzlichen Filtern einzublenden.

Treffer filtern: So finden Sie genau die richtige Datei

Manchmal erinnert man sich nicht mehr an den exakten Dateinamen, aber weiß noch, dass es eine Präsentation war oder dass die Datei letzte Woche bearbeitet wurde. Genau dafür gibt es in OpenCloud die praktischen Suchfilter.

Schon bevor Sie suchen, hilft Ihnen der Location Filter direkt in der Suchleiste weiter. Standardmäßig ist Alle Dateien ausgewählt, sodass Sie in Ihrem gesamten OpenCloud-Bereich suchen. Wenn Sie aber gerade in einem bestimmten Projektordner unterwegs sind – zum Beispiel im Ordner „Q2 Marketingkampagne“ – können Sie den Filter einfach auf Aktueller Ordner stellen. Dann zeigt OpenCloud Ihnen nur die Treffer aus genau diesem Bereich an. Perfekt, wenn Sie wissen: Die Datei „Budgetübersicht“ muss irgendwo im Kampagnen-Ordner liegen!

Sobald Sie Ihren Suchbegriff eingegeben haben, können Sie die vollständige Trefferliste aufrufen – entweder mit [Eingabe], einem Klick auf die Lupe oder auf Zeige xx Ergebnisse an. Über der Trefferliste stehen dann verschiedene Filter zur Verfügung, mit denen Sie die Suche weiter verfeinern können. Sie möchten nur nach Präsentationen suchen? Kein Problem – wählen Sie den passenden Dateityp aus. Das funktioniert auch mit Dokumenten, Tabellen, PDFs, Bildern, Videos oder ganzen Ordnern. Sie können sogar mehrere Dateitypen kombinieren, um die Suche breiter aufzustellen. Und falls Sie wissen, dass die Datei erst kürzlich bearbeitet wurde, grenzt der Filter Zuletzt bearbeitet den Zeitraum ein – heute, die letzten sieben Tage oder dieses Jahr.

Besonders praktisch ist die Kombination aus beiden Filtern. Wenn Sie sowohl einen Dateityp als auch einen Zeitraum auswählen, verknüpft OpenCloud diese automatisch mit UND. Das bedeutet, Sie bekommen nur Treffer angezeigt, die auf beide Kriterien passen – zum Beispiel Präsentationen, die in den letzten sieben Tagen bearbeitet wurden. Wenn Sie dagegen mehrere Dateitypen auswählen, greift eine ODER-Verknüpfung und die Suche bleibt breiter gefasst.

Mehr als nur Ordner: Dateien mit Tags organisieren

In OpenCloud müssen Sie sich nicht auf die klassische Ordnerstruktur verlassen – stattdessen können Sie Dateien mit Tags (Schlagworten) versehen. Das funktioniert ähnlich wie das Taggen von Musik: Anstatt eine Datei nur einem bestimmten Ordner zuzuweisen, können Sie sie mit passenden Kategorien oder Themen verknüpfen. Das macht das Auffinden von Dokumenten flexibler und eröffnet ganz neue Möglichkeiten für die Organisation.

Natürlich kommt mit dieser Freiheit auch ein kleines bisschen Verantwortung. Damit Tags wirklich nützlich sind, müssen sie sinnvoll vergeben werden – und das liegt bei den Benutzer*innen. Wer eine Datei bearbeiten kann, kann ihr auch Tags zuweisen. Es gibt dabei keine Sonderregeln für Tags, sie folgen einfach den bestehenden → Benutzer- und Rollenrechten.

Und wie findet man Dateien anhand ihrer Tags? Direkt über das Suchfeld klappt das derzeit nicht – aber sobald die vollständige Trefferliste angezeigt wird, können Sie dort gezielt nach Tags filtern. So lassen sich zusammengehörige Dateien ganz einfach gruppieren, ohne dass sie sich im gleichen Ordner befinden müssen.

Inhaltsbasierte Suche: Dateien finden mit Kontext

OpenCloud geht bei der Suche noch einen Schritt weiter: Es werden nicht nur Dateinamen durchsucht, sondern auch die Inhalte der Dateien. Das bedeutet, selbst wenn Sie sich nicht mehr an den exakten Namen erinnern, aber einen Begriff aus dem Dokument wissen, können Sie ihn einfach eingeben – und OpenCloud findet die Datei für Sie.

In der Trefferliste wird der gesuchte Begriff direkt hervorgehoben, inklusive eines kleinen Ausschnitts des Textes, damit Sie sofort den Kontext sehen. So wissen Sie auf einen Blick, ob die Datei die richtige ist.

Falls Sie aber wirklich nur nach Dateinamen suchen möchten und keine Treffer aus dem Dateiinhalt angezeigt bekommen wollen, können Sie den Filter Nur Titel aktivieren. Damit grenzen Sie die Ergebnisse weiter ein – besonders praktisch, wenn Sie genau wissen, wonach Sie suchen.

OpenCloud: clevere Suche, präzise Treffer

Mit der leistungsstarken Suche in OpenCloud gehört endloses Scrollen durch Ordnerstrukturen der Vergangenheit an. Ob Sie Dateien per Vorschlagssuche finden, gezielt nach bestimmten Dateitypen oder Zeiträumen filtern oder mit Tags eine flexible Organisation schaffen – OpenCloud gibt Ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand. Selbst Dokumentinhalte sind durchsuchbar, sodass Sie auch dann fündig werden, wenn Ihnen der Dateiname nicht mehr einfällt.

Möchten Sie OpenCloud in Ihrer IT-Umgebung nutzen oder herausfinden, welche Lösung am besten zu Ihrem Team passt? Probieren Sie die Suche und alle Funktionen direkt auf https://demo.opencloud.eu/ aus – oder kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, wir freuen uns auf Ihre Anfrage!